Nach der bis im November 2018 geltenden Rechtsprechung verfiel der Urlaubsanspruch eines Arbeitnehmers in der Regel zum 31.12. des jeweiligen Kalenderjahres, spätestens aber zum 31. März des Folgejahres. Das Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) vom 6. November 2018 ändert diese bisherige Praxis. Arbeitgeber werden nach der Entscheidung der Richter stärker in die Pflicht genommen. In der Praxis heißt das: Der Arbeitgeber muss seine Angestellten auffordern ihren Jahresurlaub bis Ende des Kalenderjahres zu nehmen. Sollte der Arbeitgeber dieser Verpflichtung nicht nachkommen, verfällt der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers nicht wie bisher automatisch.
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) ist der Vorgabe des EuGHs gefolgt und hat am 19. Februar 2019 die Vorgaben entsprechend umgesetzt. Deshalb hat die bisherige Regelung aus dem Bundesurlaubsgesetz nur noch eingeschränkte Bedeutung. Bisher wurde davon ausgegangen, dass Urlaub zum Ende des Kalenderjahres verfällt, da das Gesetz vorsieht, dass Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen und gewährt werden muss. Neuerdings geht das EuGH davon aus, dass Urlaubsansprüche nur dann automatisch verfallen, wenn dem Arbeitnehmer die Gelegenheit gegeben wurde, den gesamten Jahresurlaub zu nehmen. Der Jahresurlaub verfällt also neuerdings nur dann, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer in geeigneter Form dazu aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen und zugleich klarstellt, dass der Urlaubsanspruch am Ende des Kalenderjahres beziehungsweise am Ende der Übergangsfrist automatisch verfällt. Diese Rechtsprechung hat das BAG vom EuGH übernommen. Offen ist allerdings die Frage, wie die Aufforderung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer zur Nutzung des Urlaubsanspruchs in der Praxis auszusehen hat.
Es wird daher Arbeitgebern empfohlen die Aufforderung, den jeweiligen Jahresurlaub vor Ende des Kalenderjahres zu nehmen, an den Arbeitnehmer in schriftlicher Form heranzutragen und diese Aufforderung dann entsprechend zu archivieren. Dieses Schreiben an die Arbeitnehmer sollte personalisiert erfolgen, die Anzahl der jeweiligen Resturlaubstage enthalten und zugleich darauf hinweisen, dass der nicht genommene Resturlaub am Ende des Kalenderjahres beziehungsweise am 31.3. des Folgejahres automatisch verfällt. Eine Rundmail oder ein Aushang könnte daher für diesen Zweck eher ungeeignet sein. Ebenso reicht das Ausweisen des Resturlaubs auf den Lohnabrechnungen nicht aus.
Der Arbeitgeber habe laut BAG außerdem diese Aufforderung an seine Angestellten rechtzeitig auszuhändigen, damit genug Zeit verleibe den Resturlaub zu planen und zu nehmen. Der frühestmögliche Zeitpunkt für diese Aufforderung wäre somit der Beginn des Kalenderjahres. Grundsätzlich gilt ebenfalls zu beachten, dass der Urlaubsanspruch nicht an den Arbeitnehmer ausbezahlt werden kann, sofern dieser den gesetzlich vorgeschriebenen Jahresurlaub von 20 Tagen betrifft. Dies ist nur möglich, wenn der Arbeitnehmer aus dem Unternehmen ausscheidet und nicht mehr genug Zeit bleibt den Urlausanspruch als Urlaubstage zu nutzen.
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